Trettiosex timmar mellan måndag och fredag

00:08 Olivia: Det är onsdag. Klockan elva på förmiddagen. På en restaurang i Göteborg står tre kockar i ett tomt kök. Ingen lunchgäst har kommit än. Schemat säger 4 kockar. Ägaren tittar på sin mobil. Hon räknar i huvudet. Trettiosex timmar mellan måndag och fredag som inte gjorde någon nytta. 20 000 kronor i lönekostnad utan en enda såld tallrik bakom. Välkommen till Gästen Först. Jag är Olivia. Och idag pratar vi om branschens dyraste vana. Att gissa.

00:45 Rickard: Olivia, den där restaurangen i Göteborg, det är inte en hypotetisk berättelse. Förra avsnittet pratade vi om en krögare som hade 31% personalkostnad i februari. Det tog hen 3 veckor att förstå att hen hade schemalagt fel onsdag-luncher. Det vi inte sa då var hur krögaren faktiskt fixade det. Svaret är ärligt. Hen fick hjälp.

01:30 Olivia: Hjälp av vem? För vi har idag med oss Sara, expert på workforce management och bemanningsekonomi. Sara, är det här ett vanligt mönster du ser? Krögare som schemalägger med magkänsla?

01:48 Sara: Det är inte bara vanligt. Det är regel. enligt Quinyx egen analys på 450 000 scheman (publicerad 2021). Manuell schemaläggning är rätt i 70% av fallen. AI-optimerad i mer än 90. Skillnaden mellan dom siffrorna är hela kockens månadslön i en mellanstor restaurang.

02:10 Sara: Och Rickard, jag tänker börja med en fråga som jag tror du redan vet svaret på. Av alla onsdag-luncher du schemalagt dom senaste 6 månaderna, vilka 20% stod för 80% av din över- eller underbemanning?

02:25 Rickard: Regnet. Och Liverpool-matcherna. Det är 2 faktorer som förklarar nästan allt den krögaren schemalade fel. När det regnar dyker 20% färre upp än normalt. När Liverpool spelar borta klockan 21 bokar folk middag tidigare. Och det visste krögaren. På magkänsla. Men hen schemalade aldrig efter det.

02:45 Rickard: Och här är där jag tror du och jag landar olika, Sara. Du säger kalibrera mot data. Jag säger att vissa krögare aldrig kommer göra det. Inte för att dom är dumma. För att dom inte har tid och inte vill bli en spreadsheet-människa.

03:02 Sara: Och där tror jag du har fel. För du gör det redan. Du tittade på regnet i din mobil. Du kollade Liverpool-matchen. Du har bara inte skrivit ner det. Skillnaden mellan magkänsla och data är inte komplexitet. Det är dokumentation.

03:20 Sara: Scandic Hotels driver 280 hotell med 18 600 anställda. Dom använder Quinyx i 6 länder. McDonalds Sverige (drivs av Food Folk Sverige AB) lanserade samma teknik på 200+ restauranger hösten 2025. 10 000 anställda får scheman optimerade utan att en chef sitter och gissar.

03:42 Olivia: 10 000 anställda? Hur fungerar det rent praktiskt?

03:48 Rickard: Det är inte raketforskning, det är det som är poängen. Systemet tittar på POS-data per timme, väder, lokala events, historiska mönster för samma veckodag förra året. Sen föreslår det ett schema. Chefen godkänner eller justerar. Beslutet ligger fortfarande hos människan. Men förslaget bygger på data, inte på vad chefen råkar minnas från senaste onsdagen.

04:20 Sara: Personalkostnaden är branschens största kostnad. Casual dining 25-32% av omsättningen. Fine dining 30-38%. Med 2-5% marginal innebär en optimering på 2 procentenheter av personalkostnaden mer än hela årets vinst. Det är inte en bonus-fråga. Det är en existens-fråga.

04:50 Rickard: Och så minns vi dom där tre kockarna i Göteborg. Klockan elva på onsdagen. Trettiosex timmar som inte gjorde nytta. Tänk om hon haft ett system som sett att förra onsdagen regnade och bara 2 kockar behövdes. Tänk om datan funnits. Då hade en kock varit ledig istället för att stå i ett tomt kök. Mindre kostnad för restaurangen. Mer ledighet för kocken. Båda vinner.

05:22 Olivia: OK, nu till den ENA saken en krögare ska göra innan klockan elva ikväll.

05:28 Rickard: Öppna din kassasystem-rapport. Ta dom senaste 4 onsdagarna. Räkna lunchkuverten per timme. Ringa dom timmar där du var överbemannad. Det är 45 minuters jobb. Och du ser ett mönster. När du ser mönstret, då har du datan. Då kan du börja prata om system. Data först. Sen schema.

05:58 Sara: Och det är så jag skulle ha sagt det också. Fast tvärtom. Hade en stor kedja gjort det här manuellt skulle det ta veckor. Du har fördelen att din restaurang är liten. Du kan se mönstret på 45 minuter. Det är demokratiseringens hela poäng. Småkrogen kan börja där dom stora kedjorna behövde 10 år att komma fram till.

06:28 Olivia: Data först. Sen schema. Det är en bra signaturfras att avsluta med. Tack Sara. Tack Rickard. Dom där tre kockarna i Göteborg. Tänk på hur ofta du står med för många, eller för få. 45 minuters granskning av kassasystem-rapporten kan vara början på något annat.

06:55 Rickard: Hörrudu, en sak till innan vi rundar av. Olivia och Sara, dom är AI-röster. Det är bara jag som är på riktigt. Allt vi pratat om idag bygger på offentliga rapporter och källor. Du hittar länkarna i avsnittsbeskrivningen. Tack för att du var med. Vi hörs nästa måndag.