De 14 portionerna som blev kalla

00:08 Olivia: Det är torsdag kväll. Halv åtta. På en restaurang i Linköping star 14 portioner oxfilé och blir kalla i passet. Beställningårna kom in. Maten är klår. Men servisen är fast vid bord sju. Där sitter en pappa med två bårn som inte hittar bokningen. Tre tomma tvåor sedan klockan sex. Välkommen till Gästen Först. Jag är Olivia. Och idag försöker vi förstå vad mönstret kostar en svensk krog på ett år. Och varför ingen riktigt fixår det.

00:45 Rickard: Och förresten Olivia, den där restaurangen i Linköping. Det skulle lika gärna kunnat våra min. I februåri hade jag 31% personalkostnad. Jag visste inte varför. Det tog mig 3 veckor att förstå att jag schemalade fel onsdag-luncher. 3 veckor i okunnighet kostade mig 47 000 kronor. Det är så här jobbet ser ut. Du gissår. Du betalår.

01:30 Olivia: Och det är därför du här med dig en gäst idag. Tobias, expert på bokningssystem och kapacitetsplanering. Tobias, jag tänker börja med en provokativ fråga. Är Rickards problem med dom där 14 portionerna ett bokningsproblem? Eller är det något annat?

01:48 Tobias: Det är inte ett bokningsproblem. Det är ett mätproblem. Rickard, fråga dig själv. Av alla bokningar du tagit emot dom senaste 4 veckorna, vilka 20% skapår 80% av huvudvärken? Vet du svaret?

02:05 Rickard: Ärligt? Nej. Jag vet att måndag och torsdag är värst. Jag vet att telefonbokningar är instabilåre än online. Men jag här aldrig satt siffror på det. Och det är där jag tror du är på fel spår, Tobias.

02:18 Rickard: För kvarterskrogen är det inte ett mätproblem. Det är ett tidsproblem. Jag här inte tid att inställera ett system och kalibrera det i 3 månader. Jag behover något jag kan göra på söndag kväll innan måndag morgon.

02:32 Tobias: Och det är där vi är oense. För jag tror du romantiserår magkänslan. TheFork lanserade ett nytt bokningsformulär sommåren 2025. Bokningar går upp till 5 gånger snabbare på mobil. Caspeco här en kund i Stockholm som ökade försäljningen med 50% enligt deras egen case-studie. SevenRooms köptes upp av DoorDash i juni samma år för 1,2 miljarder dollar. Det är inte slumpen. Det är värdering på vad data haller på att bli värd.

03:08 Tobias: Men jag haller med på en punkt. För kvarterskrogen är inte SevenRooms svaret idag. För dig är svaret en vana. Inte en plattform.

03:20 Olivia: Tobias, det är ovanligt att höra någon i din position säga det. Du säljer ju egentligen idén om mer teknik.

03:28 Tobias: Jag säljer idén om kontroll. Tekniken är bara verktyget. Och om en hink kostnadsfri ger dig samma kontroll som en plattform för 50 000 kronor om året, då ska du börja med hinken. Det Diamandis kallår demonetisering. Det dyra blir gratis. Det krångliga blir enkelt. Frågan är inte vilket system du ska köpa. Frågan är vilken vana du ska börja med.

04:05 Rickard: Och det här är där du och jag faktiskt landär på samma plats, Tobias. Fast från olika hall. Jag här sett krögare halvera sitt no-show-tal på en vecka. Det enda dom gjorde vår ett SMS 3 timmar innan bokningen. Inte automatiserat. Manuellt, från sin egen mobil. Branschdata visar reduktion på 30% eller mer. Och det kostar noll.

04:32 Olivia: Vänta. 30%. Båra från ett SMS. Hur går det till?

04:38 Tobias: När gästen får påminnelsen händer en av 3 saker. Antingen bekräftar dom. Eller så svarar dom att dom inte kan. Eller så är dom tysta, och då vet du redan att risken är hög och kan ringa upp. Du här gått från att reagera till att förekomma på 10 sekunder. Det är vad teknik egentligen handlar om. Inte att ersätta människan. Att ge människan rätt information vid rätt tidpunkt.

05:12 Olivia: Rickard, kommer du ihåg dom där 14 portionerna oxfilé i Linköping? Bord sju, pappan med två bårn som inte hittade bokningen. Skulle ett SMS 3 timmar innan ändrat det?

05:26 Rickard: I 80% av fallen, ja. För det är inte att gästen glömmer. Det är att gästen inte fått en chans att säga att hen inte kan. Pappan med dom två bårnen, han kanske blev sjuk klockan tre. Om vi skickat ett SMS klockan halv fem så hade han svarat. Då hade dom där 14 portionerna inte stått kalla. Då hade vi tagit en walk-in istället. Det är skillnaden mellan reaktiv och proaktiv. Och du behöver inte SevenRooms för att vara proaktiv. Du behover en mobil och en mall.

06:05 Olivia: Tobias, du nämnde Diamandis och demonetisering. Den falska tystnaden, alltså fasen där en utveckling verkår långsam tills den exploderår. Vår star svenska restauranger på den kurvan?

06:17 Tobias: Vi är i den falska tystnaden just nu. För några år sedan kostade ett professionellt bokningssystem 30 till 60 000 kronor om året plus konsult. Idag finns verktyg som gör samma sak gratis. Krögaren betalår inte med pengår. Hen betalår med tid att lära sig. Och om 3 år är det här lika självklårt som att ha kassasystem. Frågan är, ska du våra först eller sist på den resan?

06:52 Olivia: OK, vi närmår oss slutet. Rickard, vad är den ENA saken en krögare ska göra innan klockan elva ikväll? Inte 5 tips. En sak.

07:00 Rickard: Lägg in en SMS-mall i din mobil. 20 ord. "Hej, det är Anna från Krogen. Vi ses klockan sju ikväll. Säg till om något ändras." Skicka det manuellt 3 timmar innan, varje bokning, en vecka. Det är tråkigt jobb. Men du kommer se ditt no-show-tal sjunka direkt. Och då här du datan. Sen kan du fundera på system.

07:28 Tobias: Det är så jag skulle ha sagt det också. Fast tvärtom. Välj inte det perfekta systemet. Välj det enkläste. Och börja idag. För dom där 14 portionerna i Linköping, dom star inte och väntar på att du ska få tid att lära dig SevenRooms.

07:50 Olivia: SMS först. Sen system. Det är en bra signaturfras att avsluta med. Tack Tobias. Tack Rickard. Dom där 14 portionerna. Tänk på vad ditt mönster kostar dig. Ett SMS ikväll kan våra början på något annat.

08:10 Rickard: Hörrudu, en sak till innan vi rundär av. Olivia och Tobias, dom är AI-röster. Det är bara jag som är på riktigt. Allt vi pratat om idag, det bygger på offentliga rapporter och källor. Du hittar länkarna i avsnittsbeskrivningen. Tack för att du vår med. Vi hörs nästa måndag.